Een overgroot deel van de agenda’s bestaan uit een reeks genummerde trefwoorden of een A4’tje met locatie en begintijd. Hét recept voor een inefficiënte vergadering tot diep in de nacht. Helaas is dit nog wel de realiteit in veel gemeenteraden.
De agenda is het belangrijkste document om de vergadering in goede banen te leiden. Besteed daarom aandacht aan het opstellen en vaststellen van de agenda. Elementen als tijdsduur, orde, duidelijkheid en sfeer zijn daarbij essentieel.Wat zijn de quick wins? Eindtijd en tussentijden
Loopt de vergadering bij u inderdaad regelmatig ver uit qua tijd? Neem dan de eindtijd op in de agenda.
Hierdoor wordt het makkelijker voor zowel de voorzitter als de deelnemers om elkaar aan deze tijd te houden. Schat de tijd zo realistisch mogelijk in. De eerste paar keer zal dit mis gaan maar gaandeweg zult u dit beter in kunnen schatten.
Communiceer ook de tussentijden per agendapunt.
Tip: Voor een groot deel is de vergadertijd te berekenen door het aantal personen dat iets wilt zeggen over het agendapunt te vermenigvuldigen met de gemiddelde spreektijd.
Als vijf mensen ieder twee minuten willen gebruiken om vragen te stellen en nog eens twee minuten om op elkaar te reageren zijn er al gauw twintig minuten om. Let hierop bij het officieel vaststellen van de conceptagenda.
Doelgericht agenderen en gefaseerde besluitvorming
Een discussie heeft van nature de neiging om chaotisch en verwarrend te verlopen. Terwijl de een nog vragen heeft en het voorstel niet begrijpt, is de ander al in de tegenaanval en wil de volgende zo snel mogelijk tot stemming overgaan. Met een toelichting helpt u de deelnemers aan het doel en de fase in het besluitvormingsproces te herinneren. Trek de informatieve, meningsvormende en besluitvormende fase zo goed mogelijk uit elkaar.
Vergaderorde
Van belang is op welke wijze er over het agendapunt gesproken wordt. Doorgaans wordt dit mondeling toegelicht door de voorzitter. Soms is het bij een vergadering met zeer complexe onderwerpen goed om dit in de agenda vast te leggen. Wordt er in twee termijnen gesproken? Wat is de volgorde? Wat zijn de spreektijden per persoon of per partij? Ook hier geldt: afspraken vooraf voorkomen irritatie tijdens het overleg.
Informatie vooraf
Veel tijd gaat verloren aan het mondeling overdragen van complexe, inhoudelijke of technische informatie. Deze kan beter vooraf meegezonden worden. Gedurende de vergadering hoeven dan alleen nog eventuele vragen worden beantwoord en dat scheelt tijd. Let hierbij wel op de gefaseerde besluitvorming. Als een stuk enkel ter kennisgeving geagendeerd staat is een debat niet toegestaan, dit moet dan apart geagendeerd worden. Politiek gevoelige of emotionele boodschappen kunnen wel beter eerst mondeling worden verteld.
Met deze tips wordt per agendapunt duidelijker wat, waarom en hoe besproken wordt. De basis is gelegd. Nu is de taak aan de raad en voorzitters om hiermee aan de slag te gaan. Wilt u hierbij advies? Wij zijn u graag van dienst!
