Hoe krijg je van een nieuwe raad bestaande uit 25 individuen, 7 fracties en nog wat pijn uit een vorige periode, een samenwerkend geheel?
Dat was de vraag waar de griffie van de gemeente Veghel mee worstelde. Na de vorming van het College was het tijd voor de raad om vol aan de slag te gaan. Reden voor de griffier om zich met de raadsleden terug te trekken in een oud klooster en stil te staan bij de taak van de raad als geheel en de individuele raadsleden die variëren van “oude rotten tot enthousiaste nieuwelingen”. Het debatinstituut werd ingeschakeld om een vergaderscan te doen, gevolgd door een training Duaal debatteren voor de raad en de voorzitters.
De vergaderscan is een relatief nieuw instrument van het debatinstituut om de vergader- en debatkwaliteit van de raad te meten en te vergelijken met andere raden in het land. Er wordt gekeken naar 5 verschillende onderdelen, waaronder de rol van de voorzitter, de spreek- en debatkwaliteit van de raadsleden en de duidelijkheid van de agenda’s. De scan laat duidelijk zien waar de leerpunten voor de raad zitten, waarmee in de training aan de slag gegaan wordt. In Veghel liet de raad vooral punten liggen op de onderdelen doelgericht en duidelijk betogen, kwaliteit van het debat en de verschillende fasen van besluitvorming. Maar ook bleek een praktisch punt van invloed op het verloop van de vergadering: de deur van de raadszaal maakt enorm veel lawaai bij het open en dichtgaan, wat voor veel afleiding zorgt.
In de training Duaal debatteren ging de trainer in op de vraag hoe een vergadering idealiter zou moeten verlopen. Wat zijn formeel de mogelijkheden en hoe gaat het nu echt in de commissies en raad? Bijna alle raadsleden waren het er over eens dat er in de commissie nauwelijks debat plaatsvindt. Hoe komt dat? De verschillende fasen in de besluitvorming zijn niet echt duidelijk en er worden veel vragen gesteld om het vragenstellen. Na de theorie oefende de raad in een ontspannen sfeer en werd gedebatteerd over voorstellen om de gemeente Veghel "op de kaart te zetten". Hierbij probeerde de raad verschillende vergadermodellen uit. Een aantal fracties kwam met erg creatieve plannen. Zo werd niet alleen het milieu schoner, ook de economische crisis werd opgelost en dat alles zou de inwoners van Veghel helemaal niets kosten. Sterker nog, in het meest gunstige scenario zou het in de toekomst zelfs geld opleveren.
Aan het einde van de training hadden de cursisten een aantal goede handvatten voor een efficiëntere vergadering: benoem in je betoog duidelijk wat je wilt, "label" je argumenten en nodig je opponenten uit om te reageren op argumenten die je benoemd hebt.
De rol van de voorzitter
In elke vergadering is de rol van de voorzitter cruciaal. Hoe blijf je als voorzitter technisch neutraal? Wat kun je wel doen en wat niet?
In de voorzitterstraining lag het accent op leren van elkaar. Verschillende situaties en het omgaan met het officiële reglement passeerde de revue. Natuurlijk werd er ook stil gestaan bij vragen hoe een langdradige, in herhaling vallende spreker af te kappen, hoe het geheel goed samen te vatten en wat te doen met vragen die niet of niet goed beantwoord worden.
De voorzitters kwamen tot de conclusie, dat ook technisch neutraal voorzitten een goede voorbereiding vergt en het van cruciaal belang is dat je de procedure en vergaderorde kent.
"Met de trainingen van het Debatinstituut hebben we van twee kanten aangehaakt op de goede wil bij al onze raads- en commissieleden. Enerzijds kregen alle raads- en commissieleden een training duaal debatteren, anderzijds kregen commissievoorzitters en hun plaatsvervangers een voorzitterstraining. Bovendien werken we aan intervisie om er zeker van te zijn dat de wil om van onze vergaderingen iets moois te maken, niet verslapt"
- Wouter-Jan Oosten, griffier gemeente Veghel
