Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

De vijf meest voorkomende congresflaters

Als gespreksleiders zien wij maandelijks meer congressen, symposia en klantendagen dan de meeste mensen in een heel werkleven. Door dit arsenaal aan ervaringen weten we wat een evenement máákt, maar helaas ook waar het vaak kraakt. Om dat laatste te voorkomen, delen we hier de vijf meest gemaakte missers.

“1-2-3-test, doet-ie het?” - Laissez-faire techniek

Je gaat starten en de zaal gaat open. Het eerste wat de bezoeker ziet: een technicus op een ladder die de beamer nog aan het rechthangen is. Het eerste wat de bezoeker hoort: een gespreksleider die  “1-2-3-test” aan het roepen is door een piepende microfoon. En ook waargebeurd: op het enorme scherm nog een bureaublad van de projectmanager met een vakantiefoto in bikini. Het moge duidelijk zijn, dat wil je dus niet. Toch wordt een uitgebreide technische doorloop vaker vergeten dan in het draaiboek gezet.

Neem daarom zeker drie kwartier de tijd, voor de zaal opengaat, om samen met de gespreksleider en technische ondersteuning de zaken rustig door te lopen en klaar te zetten. Waar zijn de reservebatterijen voor de microfoon? Is er een extra microfoon? Hebben we de namen van alle sprekers volledig en correct? Is het geluid achterin de zaal te horen? Zingt het geluid als de gespreksleider rondloopt? Is de PowerPoint helemaal in orde? Is er een achtergrondmuziekje als de mensen binnenlopen? Zijn alle mensen die straks het podium op moeten al aanwezig? Et cetera. Alles moet klaarstaan voordat de eerste bezoeker de zaal inloopt.

“We hebben u een hoop te vertellen vandaag…” - Zendingsdrang

Alleen als je griep hebt, wil je tijdens een congres als bezoeker alleen maar luisteren. In alle andere gevallen ben je op een gegeven moment wel klaar met de passieve modus en wil je jouw expertise kunnen delen met anderen. Zorg dat hier de ruimte voor is en vermijd dat je in je dagprogramma alleen maar aan het zenden bent tegen een inmiddels lamgeslagen publiek.

De oplossing is om de kennis uit de zaal te gebruiken. En dan bedoelen we niet het bekende “nog een paar minuten voor wat vragen uit de zaal”, maar activiteiten waarbij het publiek voor minstens 50% van de tijd aan het woord is: dialogen, discussies, debatten, workshops. Maak van zo’n workshop dus ook echt een workshop, in plaats van een verbloemde lezing. Of geef bij de aanvang van een lezing een interessante uitdaging aan de zaal mee, zodat het publiek gemakkelijk daarna kan meepraten, vragen kan stellen en gehoord wordt. Door interactiviteit wordt informatie beter onthouden dan wanneer je het alleen vertelt.

De oorzaak van die zendingsdrang zit hem er vaak in dat de doelstelling van de dag niet helder is. Ieder congres wil onderscheidend zijn: beter, anders, interessanter en succesvoller dan eerdere jaren of congressen van andere partijen. Maar helaas besteedt men zelden vooraf voldoende aandacht aan het gewenste eindresultaat voor alle belanghebbenden. Los van de interactiviteit, moet de hamvraag voor de programmering altijd zijn: ‘what’s in it for them?’ en daarmee bedoelen we de mensen in de zaal. Waarom komen zij? Is dat om inspiratie op te doen? Om hun mening te ventileren over het nieuwe beleid? Om geïnformeerd te worden over de nieuwste ontwikkelingen binnen het vakgebied? Om kennis te delen? Of komen zij vooral om te netwerken? Pas als dit duidelijk is, begin je met het invullen van het dagprogramma. Een dagprogramma met een interactief deel.

“Dames en heren, de tweede workshop begint iets later…”  - Tovenaar van de tijd

Goed, de eerste workshop is net voorbij, de kop is eraf, op naar de volgende. Dan gaat het standaard als volgt: meneer A wil zijn visie nog even delen met de trainer, mevrouw B moet naar het toilet, meneer C ziet een oude bekende en mevrouw D wil een sigaretje roken. Kortom: tenzij je naam Harry Potter is, kan het niet zo zijn dat de eerste workshop eindigt om elf uur en de tweede dan ook meteen begint. En dan bedoelen we ook geen vijf minuten tussentijd. Terwijl dat wel is wat er meestal gebeurt. Let op: het verplaatsen van tien- tot honderdtallen bezoekers is een hele operatie, reken minimaal vijftien minuten verplaatsingstijd tussen elk onderdeel.

Ook de pauzes zijn een bekende bottleneck. Een ‘korte’ koffiepauze van vijftien minuten voor vijfhonderd man is een illusie: de groep gaat in één golf door de klapdeuren en komt bij de bar aan, waar vaak zo’n drie à vier man personeel staan. Even wachten dus. Reken dan nog de sigaretten, toiletbezoeken en het socializen mee, dan ben je bij een korte pauze al minstens dertig minuten kwijt.

“Vooruit, nog vijf minuten dan…” – De langdradige spreker

De workshops zijn geweest, de pauze is voorbij en de broodjes achter de kiezen. Geen beter moment om de after-lunch-dip te verwerken dan onderuitgezakt op de pluchen stoel, luisterend naar de vermaarde keynote spreker die groots is aangekondigd.  Er is alleen één probleem: op de dag zelf blijkt dat de spreker in zijn/haar enthousiasme zich zo zorgvuldig heeft voorbereid, dat er honderd PowerPoint-sheets en tien A4’tjes tekst klaar liggen om de toespraak tot een succes te maken. Na de berekende twintig minuten zijn we nog niet op de helft. Met als gevolg een wildzwaaiende congresorganisator, wijzend op zijn horloge, terwijl de spreker onverstoorbaar doorgaat. Wat eindigt in een keuze uit twee kwaden: een brute onderbreking of een uitloop van een uur.

Voorkom dit door vooraf de PowerPoint of Prezi van de spreker op te vragen. Stem daarnaast met de spreker af dat er op de eerste rij iemand van de organisatie plaatsneemt die duidelijk aangeeft hoeveel minuten de spreker nog heeft – iets dat ook aan de zaal wordt verteld, omdat die zich anders afvragen wat die rare seintjes zijn. Zo blijft slecht timemanagement alleen een gevolg voor de spreker zelf, in plaats van een gevolg voor de gehele zaal.

“En dan ook graag nog een warm applaus voorrrr…” - Het publiek als applausmachine

De dag zit erop. De geur van de bitterballen komt je tegemoet en de gespreksleider wil net beginnen aan zijn ‘houdoe en bedankt’-slot. Maar dan komt er – tot verrassing van de gespreksleider - iemand van de organisatie het podium opgestapt. Er moeten namelijk nog een paar mensen bedankt worden: de mensen van het licht, van het geluid, de projectmanager, de workshopleiders, de keynote sprekers, de gespreksleider, de congreslocatie, de catering, de hosts, de partners, het bestuur, de directie, de aandeelhouders, de sponsoren … en oh ja, de zaal natuurlijk – want wat moeten we zonder hen? Voor je het weet, is de zaal een applausmachine geworden. Tegen wil en dank. Want heeft de zaal echt behoefte aan die informatie? Is het relevante informatie voor de héle zaal? Het antwoord is nee. Ons advies: beperk de bedankjes tot het uiterste minimum. De rest bedank je via een rustig telefoontje the-day-after.

Belangrijk detail tot slot: vergeet nooit om dat bedankje zelf - die mooie bos bloemen - ruim van tevoren uit het water te halen. Het komt elke maand wel voor dat we sprekers met druppende bossen op het podium zien staan - met als gevolg dubieuze vlekken op minder charmante plekken.

Succes!

Het Nederlands Debat Instituut werkt altijd zowel voor als achter de schermen mee met uw congres. Niet alleen leveren wij gespreksleiders, maar ook zorgen wij er met een projectmanager voor dat we de randvoorwaarden voor een succesvol podiumprogramma bewaken. Wilt u de organisatie van uw evenement geheel uitbesteden? Dat kan ook, wij helpen u graag.