Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

5 praktische tips voor een succesvolle bijeenkomst

In het voorjaar organiseerden wij de expertmeeting 'Succesfactoren van een goede bijeenkomst'. We behandelden allerlei praktische tips die wij bij bijeenkomsten waar wij optreden als gespreksleider standaard aan de orde brengen. 

1. Gebruik een podiummonitor
Wil je voorkomen dat je keynote speaker het grootste deel van zijn verhaal met zijn rug naar de zaal staat? Zorg dan voor een podiummonitor waar hij de sheets kan zien die achter hem staan geprojecteerd. Op die manier blijft de houding van de spreker op de zaal gericht. Hetzelfde geldt tijdens een paneldiscussie met sheets. 

2. Laat de spreektijd voor de spreker meelopen. 
Het programma in de knel doordat sprekers uitlopen? Help je sprekers en jezelf door voor de spreker zichtbaar een klok mee te laten lopen met de hem resterende spreektijd. Sprekers zijn zich vaak niet bewust van tijd. Zij gaan op in hun verhaal en willen hun boodschap zo goed en volledig mogelijk brengen. Maak dus vooraf goede afspraken over de beschikbare spreektijd en bewaak deze met een klok op het podium. Bijvoorbeeld via de podiummonitor van de eerste tip.

3. Bezuinig nooit op de pauze 
Hoe interessant je programma ook is: je bezoekers hebben behoefte aan pauze. Voor koffie, toiletbezoek, een telefoontje, checken van mail maar vooral om te netwerken. Niemand zal het je kwalijk nemen wanneer de paneldiscussie met tien minuten wordt ingekort. Maar er zal wel irritatie ontstaan wanneer de pauze van een halfuur naar een kwartier wordt ingekort om in te lopen op het programma.

4. Ruim tijd in voor het verplaatsen van mensen
Eén van onze handelsmerken is dat de bijeenkomsten waar wij een dagvoorzitter leveren op de afgesproken tijd zijn afgelopen. Voor bezoekers is dat heel belangrijk. Het grootste uitlooprisico zit in onvoldoende gereserveerde tijd voor het verplaatsen van mensen. Bij een bijeenkomst van honderd bezoekers die om 9:30 moet beginnen zal uiterlijk om 9:20 begonnen moeten worden met het actief aanmoedigen van mensen om plaats te nemen. Tussen het plenaire programma en de workshops moet minimaal vijftien minuten worden ingeruimd voor het verplaatsen van a naar b.

5. Maak netwerken makkelijk
Eén van de belangrijkste redenen waarom mensen naar een congres of symposium gaan is om te netwerken. Als je dit tijdens het programma en in de pauzes goed faciliteert  dan zal dit gewaardeerd worden. Goede naambadges, een lijst met aanwezigen bij het programma, een netwerk-app, een meetingpoint. Het zijn allemaal middelen om het contact tussen je bezoekers te bevorderen.