Vergadertips

Dagelijks vergaderen vele honderdduizenden professionals in iedere branche. Niet altijd naar volle tevredenheid. Naast trainingen schrijven de overtuigexperts van het debatinstituut maandelijks praktische tips om het vergaderen beter en efficienter te maken. Om direct in de praktijk toe te passen en door te sturen naar uw collega's. Zodat de vergadertijd echt nuttig wordt besteed. 

Vergadertip: Voorzitter, blijf op de achtergrond!

Als vergaderdeelnemer herkent u het vast wel; veel voorzitters hebben de neiging om zelf veel en vaak aan het woord te zijn. Wanneer dit gebeurt, en de voorzitter van de vergadering zich dus te veel met de inhoud bezig gaat houden, dan komt de vorm in gevaar.

Bekijk

Effectief vergaderen? Gebruik consequent de “waarom-vraag”!

Tijdens vergaderingen is het soms lastig te achterhalen waarom vergaderdeelnemers precies een voorstel doen, welk probleem er nu eigenlijk aan een voorgestelde oplossing ten grondslag ligt of wat de achterliggende gedachte van een idee is. Dit gaat vaak ten koste van de effectiviteit van de vergadering. Als voorzitter of mede-vergaderdeelnemer kunt u de vergadering efficiënter laten verlopen door bij ieder voorstel consequent de “waarom-vraag” stellen. Zo kunt u tot de kern van een vraagstuk te komen.

Bekijk

Vergadertip: Zet tussentijden bij ieder agendapunt

Veel vergaderingen duren onnodig lang en lopen vaak uit. Door tussentijden op de vergaderagenda te zetten, weten alle deelnemers hoe lang er voor een agendapunt staat en hoeveel tijd ze hebben om hierover te spreken. Hierdoor zal de tijd efficiënter worden gebruikt en kunnen we voorkomen dat de vergadering uitloopt.

Bekijk

Wat is de beste zaalopstelling voor uw bijeenkomst?

Als u een bijeenkomst, vergadering of overleg organiseert, kunt u de sfeer enigszins beïnvloeden door de stoel- en tafelopstelling. Er zijn natuurlijke vele vormen en variaties te bedenken. We bespreken hier kort de meest voorkomende varianten met de bijbehorende voor- en nadelen.

Bekijk

Ingrijpen tijdens een vergadering

Een vergadering die uitloopt. Irrelevante onderwerpen die veel te lang worden besproken.  Een discussie die uitmondt in een nare ruzie. Helaas komen deze situaties regelmatig voor in vergaderzalen door heel Nederland. Gelukkig zijn al deze problemen te voorkomen door in te grijpen voordat de situatie onhoudbaar wordt. De voorzitter dient  er in eerste instantie voor te zorgen dat de vergadering goed verloopt. Uiteraard kunnen constructieve deelnemers hier ook aan bijdragen. Maar hoe grijp je nou in op de juiste manier? En wanneer kun je dat het beste doen?

Bekijk

Het psychologische effect van de agenda – tussentijden vermelden

Lopen de vergaderingen altijd uit? Duurt elk onderwerp veel langer dan nodig? Wordt telkens een deel van de agenda niet afgehandeld? Dan is het tijd om het tijdsbesef van de deelnemers te vergroten. De vergaderagenda kan het tijdsbesef bij de deelnemers psychologisch beïnvloeden door simpelweg de beoogde tussentijden te vermelden. 

Bekijk

Het psychologisch effect van woordkeuze op de agenda

Wist u dat uw vergaderagenda de deelnemers al positief of negatief psychologisch beïnvloedt? Een betere vergadering begint dus bij een betere agenda. De snelste en makkelijkste manier is om de agenda slimmer in te richten. Dat betekent beter nadenken over de opzet en woordkeuze.

Bekijk

Vergadertips van voorzitters, voor voorzitters

De voorzitter heeft vele manieren waarop hij of zij zijn invloed kan laten gelden tijdens een vergadering. Tijdens onze trainingen hameren wij steeds op het feit dat de rol als regisseur van de vergadering niet onderschat moet worden. Voor Dirk van Dorsselaer, senior trainer bij het Nederlands Debat Instituut, was het dan ook een feest om het boek ‘Voorzitter!’ te lezen. Hierin geven voormalig Tweede Kamervoorzitter Gerdi Verbeet en voormalig SER-voorzitter Alexander Rinnooy Kan handige tips om een goede vergadering voor te zitten. Geïnspireerd door hun boek licht Dirk van Dorsselaer een van de tips toe. 

Bekijk

Wat leren de Algemene Politieke Beschouwingen ons over efficiënt vergaderen?

Vorige week waren de Algemene Politieke Beschouwingen in Den Haag. De politici deden hun best hun stempel op het debat te drukken in de hoop op een wijziging in de kabinetsplannen of aandacht in de media. Na ruim 30 uur debatteren, vallen er ook lessen te trekken voor op de werkvloer. Stel betere vragen, bereid de vergadering goed voor en zorg voor een goede voorzitter die ook handhaaft. 

Bekijk

Twee termijnen, maar dan anders

Afgelopen week belde een griffier mij met de vraag hoe het debat in de commissie en raad er na onze training uit zou gaan zien. Welke vorm wordt dan gehanteerd? Wordt er nog steeds gesproken in twee termijnen? 

Bekijk

Waar let een goede voorzitter op?

Bij de voorzitterstraining van het debatinstituut staan drie taken centraal. Een goede voorzitter zorgt voor duidelijkheid, doelmatigheid en sfeer.

Bekijk

Is vergaderen het beste instrument?

Is vergaderen het beste instrument? Vraag bij de eerstvolgende vergadering eens: “Waarom houden we deze vergadering eigenlijk?” Je zult waarschijnlijk verbaasde blikken van je collega’s zien. Vaak vergaderen we omdat het nu eenmaal in de agenda staat. We doen dat elke maandagochtend, dus nu ook. Maar het is lang niet altijd de beste manier om iets te bespreken of zaken op te lossen.

Bekijk

Uitnodiging minisymposium Griffier 2.0: een goede start voor de raadsgriffier 2014-2018

Het team van het Nederlands Debat Instituut nodigt raadsgriffiers van harte uit voor haar minisymposium Griffier 2.0: een goede start voor de raadsgriffier 2014-2018. Let op: er zijn nog maar een paar plaatsen beschikbaar!

Bekijk

Gun gemeenteraad een onafhankelijke voorzitter

Wat zou u ervan denken als u hier een pleidooi las om Mark Rutte voorzitter van de Tweede Kamer te maken? Belangenverstrengeling? De doodsteek voor de democratie? Na alle kritiek op haar voorzitterschap Van Miltenburg nog een trap nageven?

Bekijk

Vergadering gemeenteraad niet te volgen voor burger

Uit onderzoek van het Nederlands Debat Instituut onder alle raadsgriffiers in Nederland blijkt dat ruim driekwart (83%) van de griffiers van mening is dat raadsvergaderingen voor de gemiddelde burger niet goed te volgen zijn. Daarnaast vindt meer dan de helft van de griffiers (52%) dat er niet of nauwelijks wordt gedebatteerd in de raad.

Bekijk