Vergadertips

Dagelijks vergaderen vele honderdduizenden professionals in iedere branche. Niet altijd naar volle tevredenheid. Naast trainingen schrijven de overtuigexperts van het debatinstituut maandelijks praktische tips om het vergaderen beter en efficienter te maken. Om direct in de praktijk toe te passen en door te sturen naar uw collega's. Zodat de vergadertijd echt nuttig wordt besteed. 

Help de inspreker !

"Geachte raadsleden, beste voorzitter en andere aanwezigen". Een knikje van de voorzitter en de inspreker begint aan zijn betoog. Vaak uitgeschreven en lang. Raadsleden luisteren in het begin aandachtig maar krijgen daar steeds meer moeite mee. Tot slot maant de voorzitter de zenuwachtige inspreker "kunt u tot een afronding komen?".
Dit klinkt voor iedereen die een commissie- of raadsvergadering bijwoont bekend. Wat gaat hier mis? De sprekers worden niet goed ingelicht of begeleid op weg naar hun inspreekmoment en dat komt zowel het betoog maar ook de besluitvorming niet ten goede. Gemeenten kunnen actief helpen om dit te verbeteren. Drie belangrijke tips.

Bekijk

Stel een vraag!

Een goede vraag stelt ieder antwoord in zijn schaduw. Deze woorden sprak meester interviewer Ischa Meijer ooit en hij had gelijk. Stel een vraag om je toehoorders te betrekken bij de vergadering of om de aandacht op te eisen aan het begin van een presentatie. Ook is een vraag een hulpmiddel om je overtuigingskracht te vergroten of je opponent te interrumperen.

Bekijk

Zorg voor een leesbare agenda

Stel u pakt de agenda van de afgelopen raadsvergadering en deelt deze uit op de eerstvolgende verjaardag . Hoeveel mensen snappen dan waar het over gaat? In veel gevallen behoeft de agenda uitleg en dat is onnodig. Kortom, zorg voor een heldere agenda in normaal Nederlands.

Bekijk

Hoe voorkom je vergaderdementie?

Hoe vaak gebeurt het niet? Het wekelijkse teamoverleg staat voor de deur en terwijl je de agenda doorneemt vraag je je af: "Wat hadden we ook al weer afgesproken?" Herkenbaar? Dat is niet zo best!

Bekijk

Functioneel schokkende notulen

Nog voor uw vergadering goed en wel begonnen is, is vaak al een hele kudde oude koeien uit de sloot gehaald, zijn er tien besluiten teruggedraaid en loopt u een uur achter op schema. Maar wellicht nog vervelender zijn de mensen die pas bij het vaststellen van de notulen de notities van de vorige vergadering voor het eerst inkijken.

Bekijk

Help de voorzitter

De vergadering loopt uit. Er zijn vergadertijgers die lange monologen afsteken over hun stokpaardje, door elkaar heen praten en de mensen die demonstratief niets zeggen, waardoor het onduidelijk is wat nu is afgesproken. Toch zijn alle deelnemers het er over eens dat er maar een schuldige is, en dat is natuurlijk de voorzitter.

Bekijk

Een goed begin is het halve werk: hoe start u de vergadering op tijd?

Herkent u het volgende? De vergadering begint om 15:00 uur. Klokslag drie zitten er twee mensen op de afgesproken tijd met pen, papier en agenda in de aanslag. De voorzitter is nog bezig de agenda op te starten, de beamer werkt niet mee, het scherm moet nog naar beneden. Andere collega's maken nog snel iets af aan hun bureau en staan dan pas op om naar de vergadering te gaan.

Bekijk

Voorzitter, overdenk de agendavolgorde

Bij het voorbereiden van een vergadering wordt er zelden stil gestaan bij de volgorde van de agendapunten. Een gemiste kans, want u kunt een vergadering eenvoudig efficiënter, prettiger en productiever laten verlopen door de onderwerpen op de juiste volgorde te behandelen. Lees onze vijf tips voor de optimale agendavolgorde.

Bekijk

Belangrijk besluit? Neem de tijd!

Je bent aan het autorijden en voert tegelijkertijd een belangrijk telefoongesprek. Wat gaat hier fout? We zijn geneigd de verkeersveiligheid te noemen. Maar daarnaast heeft het ook negatieve invloed op de overtuigingskracht. Want als je niet focust, verlies je het vermogen om scherp te kunnen beoordelen wat je daadwerkelijk vindt. Met alle gevolgen van dien.

Bekijk

Vijf tips voor griffiers

Als griffier heeft u een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het debat in de Raad. Als niet-deelnemer aan de beraadslaging bent u vaak het rustpunt voor de debaters. Maar hoe voldoet u aan die vraag? Hoe organiseert u reflectie in bijvoorbeeld het presidium en welke tips kunt u – als niet debater – de Raadsleden meegeven?

Bekijk