Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

Benoem een hulpvoorzitter voor uw vergadering

In de meeste vergaderingen heeft de voorzitter van de vergadering (te) veel taken: de voorzitter is vaak de manager van de afdeling, hij of zij heeft meestal een belang bij de uitkomst van de vergadering en als neutraal voorzitter moet hij of zij zorgen dat de onderwerpen op de agenda besproken worden. Daarnaast moet de voorzitter als het even kan een besluit stimuleren, de tijd in de gaten houden, niet teveel afdwalen van de agenda, notoire ‘langpraters’ afkappen én op een nette manier iedereen bij de vergadering betrekken. Dat is bijna een onmogelijke combinatie van taken.

Een oplossing kan de ‘constructieve deelnemer’ zijn. De constructieve deelnemer helpt op een positieve manier de voorzitter. Hij is eigenlijk een soort hulpvoorzitter, die er mede voor zorgt dat de vergadering goed verloopt, zonder daarmee de autoriteit van de voorzitter aan te tasten. Dit kan op verschillende manieren: door een buurman die op zijn Iphone een spelletje speelt, te vragen daarmee te stoppen en zijn aandacht bij de vergadering te houden. Het kan ook door de voorzitter een teken te geven, dat de langdradige spreker nu echt moet gaan afronden. Daarnaast kan de constructieve deelnemer helpen door de juiste vragen te stellen. Waarom bespreken we dit nu? Wat is het doel van dit agenda punt? Of: wat hebben we nu precies besloten? Door deze vragen te stellen wordt voor iedereen in de vergadering duidelijk wat het doel is, waarom het nu besproken wordt en wat precies het besluit is. Strikt genomen, is dit de taak van de voorzitter. Maar een voorzitter heeft er baat bij dat de deelnemers zelf het verloop van de vergadering in de gaten houden. Want een effectieve vergadering is niet in het belang van de voorzitter alleen maar juist in het belang van alle deelnemers.

In onze open training Vakkundig voorzitten, was één voorzitter erg sceptisch over zo’n constructieve deelnemer: “Die gaat eigenlijk mijn taak als voorzitter overnemen en daarmee mijn autoriteit aantasten.”,  was zijn commentaar vooraf. Na afloop moest deze toegeven dat het de taak van de voorzitten vergemakkelijkt met zo’n constructieve deelnemer. Het deed hem zelfs de uitspraak ontlokken: “Van nu af aan alleen nog maar vergaderen met constructieve deelnemers!”

Hoe krijg je nu de hulp van een of meerdere deelnemers? Simpel gezegd door het ze actief te vragen voor een vergadering. Zo heb je meerdere mensen die het proces in de gaten houden. Ook helpt het om van te voren duidelijk te maken dat je de vergaderafspraken graag handhaaft maar dat je dit uiteraard doet met instemming van eenieder. Zo kun je als voorzitter ingrijpen ‘namens de groep’ en hoef je het niet op autoriteit te doen. Vooral roulerende voorzitters zullen hier de vruchten van plukken.