Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

Het psychologisch effect van woordkeuze op de agenda

Wist u dat uw vergaderagenda de deelnemers al positief of negatief psychologisch beïnvloedt? Een betere vergadering begint dus bij een betere agenda. De snelste en makkelijkste manier is om de agenda slimmer in te richten. Dat betekent beter nadenken over de opzet en woordkeuze.

 

De meeste agenda’s bestaan alleen uit een lijstje met trefwoorden.  

 Voorbeeld van een summiere agenda

  1. Opening
  2. Notulen
  3. Mededelingen
  4. Kwartaalcijfers
  5. Personeelsuitje
  6. W.v.t.t.k.
  7. Rondvraag
  8. Sluiting

Deze agenda geeft geen duidelijk doel- en tijdsbewustzijn mee en geen verantwoordelijkheidsgevoel voor elk agendapunt. De woordkeuze is zo algemeen dat de bedoeling van elk agendapunt niet in één klap duidelijk wordt. Deze agenda geeft onbewust het idee dat elk onderwerp een trefwoord is waarbij vrij geassocieerd kan worden. Wat is het doel van het agendapunt over de kwartaalcijfers en het personeelsuitje?

Een goed ontworpen agenda is een routekaart voor een efficiënte vergadering. De agenda moet dus met de informatie sturing aan de vergadering geven. Het moet niet alleen een globale richtingwijzer maar een duidelijke routebeschrijving zijn compleet met tussentijden, tussenstops en bedoeling van de onderdelen. Dan is het een stevig houvast voor voorzitter en deelnemers.
Een goede agenda moet o.a. antwoord geven op de volgende vragen:

  1. Zijn de titels en ondertitels van de agendapunten voldoende informatief?
  2. Hoeveel tijd is ingeruimd voor elk agenda-item?
  3. Wat is het doel en stadium van besluitvorming van elk item? Informatief, meningsvormend of besluitvormend?
  4. Wat is de bedoeling van het agendapunt? Mogen de deelnemers alleen vragen stellen, debatteren, adviseren of meestemmen?
  5. Wie is de actiehouder en (naast de voorzitter) verantwoordelijk voor het agenda-item?
  6. Is de gekozen volgorde van behandeling logisch?
  7. Wat is per agendapunt de meest doelmatige aanpak?

In dit artikel concentreren we ons op even alleen op de woordkeuze.

Voorbeeld van een agenda met meer doelgerichte woordkeuze

  1. Opening
  2. Notulen
  3. Mededelingen uit het bestuur
  4. Vaststellen programma Personeelsuitje 2015
  5. Discussie Voorstel Uniforme methodiek presentatie kwartaalcijfers
  6. W.v.t.t.k.
  7. Rondvraag
  8. Sluiting

Deze agenda kan nog steeds op verschillende onderdelen verbeterd worden maar de woordkeuze is specifieker en zet meer aan tot actie. Natuurlijk kan ook gewerkt worden met ondertitels of een korte toelichtende tekst. De agendatitels hebben echter het grootste psychologische effect. Het wordt bijvoorbeeld al moeilijker om over de personeelsuitjes van vorig jaar te beginnen als duidelijk dit jaar genoemd staat. Uit de agendatitel bij de kwartaalcijfers is nu duidelijker geworden dat het niet een brainstorm, evaluatie of actieplan betreft maar een voorstel over een uniforme methode om de kwartaalcijfers te presenteren.

Denk hierbij ook aan het effect van uw woorden. Gebruikt u positieve of negatieve termen in de agendatitel? Is het Misstanden project X of Evaluatie verbeterpunten project X? Het is soms een woordpuzzel waarbij met zo min mogelijk woorden zo duidelijk mogelijk het doel wordt afgebakend. Ook een item zoals mededelingen kan scherper omschreven worden. Zijn het huishoudelijke mededelingen, mededelingen van het bestuur of kan iedereen mededelingen vooraf doen?

Sluit met de agendatitels bij voorkeur aan bij de drie besluitvormingsfasen: informeren, meningsvorming en besluitvorming. Gebruik woorden zoals presentatie, toelichting, discussie, update, beslissing, inventarisatie, uitleg, vragenronde. Actieve werkwoorden zijn soms nog beter: informeren, vaststellen, toelichten. Deze woorden roepen nog meer op tot de gewenste actie.

Veel succes met het verzinnen van scherpere en betere agendatitels!

Gerelateerde diensten