Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

Het psychologische effect van de agenda – tussentijden vermelden

Lopen de vergaderingen altijd uit? Duurt elk onderwerp veel langer dan nodig? Wordt telkens een deel van de agenda niet afgehandeld? Dan is het tijd om het tijdsbesef van de deelnemers te vergroten. De vergaderagenda kan het tijdsbesef bij de deelnemers psychologisch beïnvloeden door simpelweg de beoogde tussentijden te vermelden. 

Door trainer Arthur Noordhuis

Gelukkig zien steeds meer organisaties het nut in van tussentijden vermelden. De voordelen zijn:

  • Tussentijden dwingen tot realistisch tijdrekenen.
  • Tussentijden geven iedereen makkelijk inzicht in de beoogde tijdsduur per agendapunt
  • Tussentijden laten de gevolgen zien van later beginnen of uitlopen bij een agendapunt
  • Tussentijden laten zien of de planning van het aantal agendapunten realistisch was.

Tijdrekenen

De tussentijden dwingen de opsteller van de agenda tot tijdrekenen. Als 10 mensen ieder 2 minuten iets willen zeggen over het onderwerp zijn er al 20 minuten verstreken. Mijn advies is om de tijdsduur per agendapunt in eenheden van 5 minuten aan te geven. Een agendapunt duurt bijvoorbeeld 5, 10, 40 of 60 minuten. Dit rekent makkelijker en anders moet er teveel worden gepuzzeld met de tijden. Het geeft ook een marge voor speling in de tijd.  Zie hier een voorbeeld:

Tijd Duur Agendapunt
14:00 5 min
  1. Opening en vaststellen van de agenda
14:05 5 min
  1. Notulen
14:10 15 min
  1. Mededelingen uit het bestuur
14:25 30 min
  1. Vaststellen programma Personeelsuitje 2015
14:55 45 min

     5. Discussie Voorstel uniforme methodiek presentatie kwartaalcijfers

15:40 10

     6. Update lopende projecten

15:50 5 min

     7. Rondvraag

15:55 5 min

     8. Sluiting

16:00    


Deze agenda kan op meer punten worden verbeterd maar nu concentreren we ons alleen op de tussentijden en tijdsduur per agendapunt. Als we een goed doordachte agenda zien als een routekaart voor een efficiënte vergadering dan geven de tussentijden de tussenstops aan. Als de vergaderingen altijd keurig binnen de tijd blijven hoeft de tussentijdvermelding natuurlijk niet. Maar zonder deze tijden is moeilijker te zien of de vergadering nog op schema ligt. Het is een extra houvast voor voorzitter en deelnemers. Voor voorzitters is het dus een must om bij de voorbereiding voor zichzelf ter indicatie de beoogde tijdsduur per agenda te noteren. Als er veel bezwaren zijn tegen de tussentijden op de agenda te zetten kan de voorzitter zijn beoogde tijden voor zichzelf noteren. Als de deelnemers de tijdsduur ook zien en er bij de vaststelling van de agenda mee instemmen hebben, is de tijdsbewaking makkelijker. Mocht een agendapunt uitlopen, dan kan direct overlegd worden op welk punt wordt ingelopen. Als het telkens niet lukt om redelijk binnen de tijden te blijven, moeten de tijden realistisch worden aangepast. Ook is het goed om wat speling in de agenda in te bouwen.

Als het bijvoorbeeld altijd even duurt voordat iedereen aanwezig is en op zijn plek zit is het handiger om de opening van de vergadering op 15 minuten te zetten. De voorzitter moet daarbij een evenwicht vinden tussen te streng de tijden handhaven (alles er snel doorjagen) en te flexibel met de tijd omspringen (alles maar laten gaan). 

Het is de moeite waard om te experimenteren met het vermelden van de tijdsduur per agendapunt en te zien wat het effect is. In veel gevallen zorgt alleen de vermelding zelf al voor bewuster met de vergadertijd om gaan. Veel succes!