Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

Evalueer de vergadering en de rollen van de deelnemers

Herkenbaar in veel organisaties: vergaderen om te vergaderen, steeds zelfde onderwerpen op de agenda, steeds dezelfde mensen aan het woord en steeds dezelfden die tot de notoire zwijgers behoren. De voorzitter grijpt niet in en daardoor loopt de vergadering uit.

Veel deelnemers ondergaan vergaderingen gelaten. Eerdere ervaring heeft geleerd dat als je er wat over zegt, het alleen maar langer gaat duren en dus zit je de rit uit. Na afloop weet iedereen het beter en komende creatieve ideeën op gang. Daarom kun je best een keer vergaderen over de vergadering. En afspraken maken.

Geef je vergadering een cijfer

In veel organisaties zit genoeg denkkracht die er in de vergadering niet uitkomt. Vergader eens over het vergaderen. Wat kan beter? Waarom doen we het steeds op die manier? Vraag de deelnemers de vergadering als geheel en hun eigen inbreng daarin een cijfer te geven. Stel de vraag wat de deelnemers zelf kunnen doen om het  vergaderproces beter te laten verlopen. Daar begint de bewustwording.

Beoordeel ook de voorzitter

Veel voorzitters vinden van zichzelf dat  “het best aardig gaat”. De meeste deelnemers denken daar anders over, maar zeggen dat eigenlijk nooit tegen de voorzitter, die daardoor ook niet leert van zijn fouten. Bij verschillende typen vergaderingen hoort een verschillend type voorzitter. Geef ook de voorzitter een cijfer en geef aan wat hij of zij beter kan doen. Een tip is vaak handig en zorgt voor bewustwording bij de voorzitter.

Kijk eens kritisch naar de agenda

Waarom staan de punten op de agenda? Wat wil je in de vergadering bereiken? Vaak is de agenda van de vergadering een kopie van de vorige agenda. Wat is het doel van het agendapunt? Wil je bij dit punt op de agenda beslissen, discussiëren of informeren? Door simpelweg deze vragen te beantwoorden, ben je al veel bewuster bezig met de vergadering. Ook wordt de verwachting van de deelnemers al een bepaalde richting opgestuurd en kunnen ze zich beter op het punt voorbereiden.

Dezelfde mensen aan het woord?

Vertel in je evaluatie ook welke mensen vaak aan het woord zijn. De mensen die  te veel praten in een vergadering, zien dat zelf soms heel anders. Sterker: ze vinden misschien dat ze als een van de weinigen een actieve bijdrage aan de vergadering geven. Op deze manier wordt in ieder geval (pijnlijk) duidelijk, hoe de rest van de vergadering over ze denkt. Maar ook hier geldt, dat ze nu kunnen leren van de fouten. Je kunt hetzelfde doen voor de mensen die nooit iets zeggen in de vergadering, maar gerust wat meer van zich mogen laten horen. Voor velen zal het een aansporing zijn om toch wat te zeggen een volgende keer.

Geinspireerd? Kijk wat wij voor uw organisatie kunnen doen met onze trainingen Efficiënt Vergaderen of Vakkundig Voorzitten.
Wilt u meer vergadertips of weten hoe een evaluatie nu precies in zijn werk gaat? Neem contact op met de vergaderexperts van het debatinstituut