Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

Functioneel schokkende notulen

Nog voor uw vergadering goed en wel begonnen is, is vaak al een hele kudde oude koeien uit de sloot gehaald, zijn er tien besluiten teruggedraaid en loopt u een uur achter op schema. Maar wellicht nog vervelender zijn de mensen die pas bij het vaststellen van de notulen de notities van de vorige vergadering voor het eerst inkijken.

Al bladerend zien ze allemaal actiepunten die ze glad vergeten waren, en leest men welke besluiten de vorige keer genomen zijn. Omdat ze hun huiswerk niet hebben gedaan, is deze hele vergadering eigenlijk zinloos, want u bent geen steek verder dan de vorige keer. Daarvoor de tip: zet mensen eens goed voor schut in de notulen. Een volgende keer heeft iedereen de notulen zeker gelezen.

Tip 1: Denk na over het nut en de rol van notulen

U behandelt ze elke keer weer: "pagina 1, pagina 2...", maar waarom eigenlijk? Zijn uw notulen officiële documenten waar rechten aan ontleend kunnen worden, of die openbaar zijn? Dan is het belangrijk dat iedereen de kans krijgt goed geciteerd/geparafraseerd te worden. Bestaan uw notulen alleen om nog eens na te kunnen lezen wat er is afgesproken, of om absenten bij te praten, waarom dan steggelen over punten en komma's? Behandel alleen de actielijst!

De notulen kunnen ook als doel hebben te zorgen dat iedereen voor de volgende vergadering even zoekt naar zijn actiepunten en zijn geheugen opfrist wat betreft er de vorige keer besproken is, zodat u deze keer meters kunt maken. In dat geval wilt u dat mensen de notulen niet ter tafel, maar van te voren lezen.

Tip2: Stuur de notulen niet een dag voor de volgende vergadering na, maar direct

Als het goed is, rollen er concrete actiepunten uit een vergadering. Die actiepunten moeten niet een week blijven liggen, want dan heeft ieder amper de tijd om ze nog uit te voeren. Stuur ze daarom meteen na de vergadering op. Dan vermijdt u dat die actiepunten maanden blijven staan.

Tip 3: Wijzigingen vooraf per e-mail

Zo slaat u twee vliegen in een klap: behandel de notulen niet meer ter vergadering, maar laat mensen wijzigingen vooraf per mail doorgeven. Zo weet u zeker dat mensen de notulen gelezen hebben en wordt het vaststellen een formaliteit in plaats van een Poolse landdag waarop u de vorige vergadering nog even dunnetjes over doet.

Tip 4: Zet de notulen eens vol onzin

Vooraf opsturen, zodat deadlines voor opmerkingen verstrijken en niet meer plenair behandeld worden, is geen garantie dat mensen zich ook echt inlezen. Om deze cultuurverandering op een ludieke manier te ondersteunen, doet u het volgende: U herschrijft de notulen, vol met onzin. Zeker notoire niet-lezers legt u dingen in de mond die anderen hilarisch vinden, maar die deze zelf niet kan waarderen. Feyenoordfans laat u Ajax ophemelen, tegenstanders van de fusie de liefde verklaren aan de fusiepartner of diens baas, en de bedeesde oude heer mag de voordelen van cocaïnegebruik opsommen. De volgende keer vraagt u doodleuk of de notulen vastgesteld kunnen worden. Zet ze dan op de beamer. Voor eens is het vaststellen van de notulen het hoogtepunt van uw vergadering, en wanneer u de nieuwe exemplaren rondstuurt, zal iedereen ze gelijk openen en minutieus doornemen.

Variatietip!

Zet ergens in de notulen: "Wie voor maandag 17.00 uur een e-mail naar mij stuurt met als onderwerp 'ik wil taart' krijgt de volgende keer gebak bij de vergadering". Of: "Wie als eerste een kop koffie (melk, geen suiker) bij het secretariaat brengt, krijgt van hem/haar een leuke verrassing." (Zo krijgt ook de notulist(e) waardering voor zijn/haar monnikenwerk).

Gerelateerde diensten