Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

Hoe voorkom je vergaderdementie?

Hoe vaak gebeurt het niet? Het wekelijkse teamoverleg staat voor de deur en terwijl je de agenda doorneemt vraag je je af: "Wat hadden we ook al weer afgesproken?" Herkenbaar? Dat is niet zo best!

Een keertje iets vergeten is menselijk. Maar aangezien we in Nederland wekelijks vele uren bij elkaar zitten in zaaltjes is het nuttig hier iets aan te doen. De meest makkelijke manier is natuurlijk: onthouden. Maar er zijn ook wat hulpmiddelen. We noemen de Top 3 die allemaal vallen onder het kopje: "afsluiten agendapunt"

  1. Zorg als voorzitter voor een krachtige afsluiting
  2. Herhaal de meest belangrijke besluiten aan het einde nogmaals
  3. Neem als deelnemer altijd je verantwoordelijkheid

Afsluiting

De afsluiting is een van de belangrijkste momenten van een vergadering. Een uitgelezen mogelijkheid om iedereen vol moed, inspiratie en goede zin weg te laten gaan. Maar minstens zo belangrijk, sluit dan krachtig af! En voorkom het nachtkaarseffect door monotoon alles letterlijk te herhalen of op zachte toon over de volgende vergadering te filosoferen. Een krachtige afsluiting bevat in ieder geval de onderdelen: "Wat hebben we nu afgesproken?", "Wanneer zien we elkaar weer?", én, "Wat staat dan zeker op de agenda?".

Herhaal de besluiten

Maar zelfs als je krachtig afsluit kan het zijn dat je nog niet hebt verteld wat er precies met het punt gebeurt. Kortom: maak dat zo expliciet mogelijk als voorzitter. Wees niet bang om fouten te maken. Als je iets zegt waar de vergadering het niet mee eens is, zullen ze je onderbreken. Het doel is uiteindelijk om met de herhaling van de belangrijkste besluiten in een paar seconden tot een halve minuut de management summary van het overleg te geven. Voorbeeld: we hebben nu afgesproken dat we allemaal nadenken over deze strategie. We gaan de richting op van een coöperatie. Volgende week mogen de bezwaren op tafel komen. Doel is om tot een zo duidelijk mogelijk standpunt te komen. De week erop nemen we formeel het besluit: zo blijven of naar de coöperatievorm.

Neem zelf je verantwoordelijkheid

Te vaak wordt er gewezen naar de voorzitter. Als de vergadering uitloopt, als we niet aan het woord komen en zelfs als je niet helemaal hebt begrepen wat er nu is afgesproken. Dan is het je eigen verantwoordelijkheid om, op dat moment, te vragen om verduidelijking. Belangrijk: doe dit voordat de vergadering sluit en vooral ten overstaan van de hele vergadering omdat dan iedereen het hoort. Dit voorkomt onduidelijkheid bij de rest van de groep. Het slagen van de vergadering is een gezamenlijke verantwoordelijkheid en zeker niet (alleen) van de voorzitter. Neem dus zelf ook verantwoordelijkheid ook vanaf nu, want je besteedt te veel tijd in meetings om er niets van op te steken.