Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

Is vergaderen het beste instrument?

Is vergaderen het beste instrument? Vraag bij de eerstvolgende vergadering eens: “Waarom houden we deze vergadering eigenlijk?” Je zult waarschijnlijk verbaasde blikken van je collega’s zien. Vaak vergaderen we omdat het nu eenmaal in de agenda staat. We doen dat elke maandagochtend, dus nu ook. Maar het is lang niet altijd de beste manier om iets te bespreken of zaken op te lossen.

Er zijn alternatieven. Als je mensen alleen wilt infomeren, dan  kun je dat ook via e-mail of andere social media doen. Wil je weten hoe iedereen over de nieuwe naam van de stichting denkt? Dan kan een kleine poll op de (interne) website ook uitkomst bieden. En als je even een paar mensen belt, weet je ook hoe mensen over je nieuwe voorstel denken. Vergeet tot slot vooral het informele overleg bij de koffieautomaat niet. Mocht je toch willen vergaderen, neem dan de volgende tips ter harte:

Bepaal vooraf het doel van het agendapunt

Geef als voorzitter aan het begin van de vergadering aan wat je met de vergadering wilt bereiken en wat je van de deelnemers verwacht. Hiermee maak je voor iedereen duidelijk wat het doel is. Bij mededelingen uit het MT of beslissingen van het hoofdkantoor, zit je niet op een uitgebreide discussie te wachten. Als het besluit al is genomen of  je als afdeling niet de bevoegdheid hebt om ergens over te beslissen, dan heeft uitgebreid  discussiëren weinig zin. Terwijl je bij het zoeken naar een oplossing voor een terugkerend probleem van de afdeling juist wel discussie wilt. En mocht de voorzitter dat vergeten? Dan vraag je het gewoon zelf in de groep!

Verlaat het dictatormodel

Veel vergaderingen zijn eigenlijk geen vergadering maar een twee uur durende bijeenkomst waar de voorzitter - vaak de manager van de afdeling – aan het “zenden”  is. Er is dan nauwelijks interactie met de deelnemers. Als dat het doel van de vergadering is, is dat natuurlijk prima. Maar meestal is dat niet het geval. Het is constructiever om wisselende deelnemers aan de vergadering verschillende agendapunten te laten uitleggen of verduidelijken. Zo betrek je meer mensen bij de vergadering en is het voor de deelnemers veel interessanter om steeds naar een andere persoon te kijken en te luisteren. Deelnemers vóelen zich dan ook meer betrokken. Let er dus als voorzitter op dat je vooral de deelnemers het woord geeft.

Vermijd de Poolse landdag

Bespreek in de vergadering alleen de onderwerpen die voor iedereen of toch zoveel mogelijk mensen interessant zijn. Regelmatig komt het in een vergadering voor dat twee mensen met elkaar in een discussie verwikkeld zijn en erg op de details zitten, terwijl het voor de rest van de vergadering niet te volgen is. Dan is het verstandig om het onderwerp uit de vergadering te halen en de twee medewerkers dit op een ander tijdstip te laten uitzoeken. Laat ze hun bevindingen in een volgende vergadering terugkoppelen. Het gebeurt ook dat je naar een vergadering moet, waar eigenlijk maar  één agendapunt voor jou van belang is. In dat geval kun je aan de voorzitter vragen  of dat onderdeel als eerste besproken kan worden, of hij je erbij roept als het punt aan de orde komt. Waarom bij een hele vergadering gaan zitten waar je verder niks aan hebt?

Iedereen is gelijk

Bij vergaderen gaat het vooral om wat er gezegd wordt, maar wie iets zegt is zeker zo belangrijk.  Als een voorstel gedaan wordt door een junior medewerker die nog maar net bij de organisatie werkt, is de kans groot dat er niet zo veel mee gedaan wordt. Wordt hetzelfde voorstel gedaan door een senior medewerker die al jaren in het vak zit, dan is het waarschijnlijker dat het voorstel wordt aangenomen. Wíe iets zegt bij een vergadering kan dus bepalend zijn.  Als je wilt voorkomen dat status meespeelt in de vergadering en je iets anders wilt horen dan de gebruikelijke oplossingen, laat dan de deelnemers met de minste ervaring eerst aan het woord en dan pas de meer ervaren mensen. Je zult zien dat je andere uitkomsten krijgt!