Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

Voorzitter, overdenk de agendavolgorde

Bij het voorbereiden van een vergadering wordt er zelden stil gestaan bij de volgorde van de agendapunten. Een gemiste kans, want u kunt een vergadering eenvoudig efficiënter, prettiger en productiever laten verlopen door de onderwerpen op de juiste volgorde te behandelen. Lees onze vijf tips voor de optimale agendavolgorde.

Uw vergadering begint met de notulen en de mededelingen. (Want dat doet u altijd zo.) Daarna komt de brainstorm over artikelen voor op de website. (Want die moeten er onderhand echt komen.) Daarna stelt u de jaarcijfers en het vergaderrooster vast. (Want dat moest ook gebeuren.) Tot slot het laatst binnengekomen punt: de keuze voor een nieuw schoonmaakbedrijf.

U had het vooraf zo mooi bedacht, maar helaas pakte het anders uit. Bij het vaststellen van de jaarcijfers zat iedereen in zo'n creatieve bui, dat die cijfers alleen glazige ogen opleverde. Vervolgens ging de tijd zo snel, dat het laatste punt er in drie minuten doorheen moest worden gedrukt – terwijl het contract al deze week afloopt. Gevolgen? Niemand gaat de jaarcijfers onthouden en de keuze voor het schoonmaakbedrijf is ondoordacht.

Hoe kun je dit voorkomen? Vijf tips voor een goede volgorde.

1) Eerst wat nu moet, dan wat later ook nog wel kan

Het kan voorkomen dat u verkeerd inschat wat u allemaal ter vergadering kunt behandelen. U moet dus soms zaken doorschuiven naar volgende week/maand/kwartaal, want u wilt voorkomen dat u niet toekomt aan zaken die echt nu geregeld moeten worden, of dat u die in één minuut erdoorheen moet persen. (Maar mind you, als ervaren voorzitter is dit niet uw belangrijkste criterium. U kent uw pappenheimers en schat de duur van de vergadering ui-te-raard bijna altijd goed in.)

2) Eerst hoofdzaken, dan bijzaken

Iedereen komt voor de hoofdzaken en staat hiervoor op scherp. Tot die zijn afgerond, zal niemand zich echt op de bijzaken kunnen concentreren. Dus niet alleen om de tijd, maar ook om de aandachtspanne, de urgente en belangrijkste zaken eerst!

3) Eerst besluiten, dan meningsvorming

Begin de vergadering met een aantal kloeke besluiten. Dat geeft voldoening. We zijn pas halverwege en kijk eens hoe productief we zijn geweest! En u heeft af wat echt af moet. Bovendien hebben de meningsvormende punten sneller de neiging om uit te lopen. Die bewaart u dan beter tot later op de agenda.

4) Eerst het formele werk, dan het creatieve werk

Bij het creatieve werk, zoals een brainstormsessie, vraagt u maximale creativiteit van uw medewerkers. De stropdassen gaan los, het volume gaat omhoog, grapjes vliegen over tafel. Precies wat u nodig heeft. Maar daarna iedereen zijn hok injagen om nog eens - in alle rust, ernst en orde - 262 pagina's financiën door te nemen, kan zelfs de beste vergadertijgertemmer niet. Behandel dus eerst het formele werk, dan het creatieve en laat de uitzinnige troepen hierna los op bier en bitterballen.

5) Notulen aan het eind, zeurrondje aan het begin - of andersom

Doet u bij de notulen steeds de vergadering van vorige week nog eens dunnetjes over? Grote kans dat na punt 1 uw tijd en levenslust al op is. Doe daarom de notulen eens aan het eind. Of zitten de deelnemers de hele vergadering te broeden op de rondvraag? Doe die eens aan het begin zodat alléén voorbereide (en dus doordachte) punten gemaakt worden.

Loop bij het maken van de agenda de volgende vergadering nog eens door en vang uw valkuilen af door een strategische volgorde. Wat het ultieme menu is, dat is aan u om te bepalen.