Sluiten

Ontvang gratis overtuigtips

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer

Ik ontvang graag:

Ik wil:


Ongeldige invoer

Waar let een goede voorzitter op?

Bij de voorzitterstraining van het debatinstituut staan drie taken centraal. Een goede voorzitter zorgt voor duidelijkheid, doelmatigheid en sfeer.

 

Duidelijkheid

Zorgen voor duidelijkheid doet u de hele vergadering, maar vooral bij het aankondigen van een agendapunt. Veel voorzitters doen maar iets: “Dan nu punt 7 van de agenda, wie wil hier iets over zeggen…?”Maar al te vaak wil iedereen er wel iets over zeggen. De aanwezigen dwalen af, de bedoeling van het agendapunt wordt steeds onduidelijker, een heldere conclusie ontbreekt en de vergadering loopt uit.

De aankondigingkan vaak veel beter en duidelijker. Wat is de essentie van het agendapunt? Waarom behandelen we dit? Hoe gaan we dat doen? Dit zijn maar drie korte punten die veel meer duidelijkheid kunnen geven tijdens de vergadering. Het geeft ook de mogelijkheid om als voorzitter sneller in te grijpen als de deelnemers in de vergadering afwijken van de bedoeling van het agendapunt, of de afgesproken manier van bespreken.

Doelmatigheid
Ergernis nummer 1 bij vergaderen is uitlopen. Er is er altijd één persoon die de schuld krijgt en dat is de voorzitter. Die heeft de tijd niet goed in de gaten gehouden. Dat is een iets te makkelijke conclusie, maar als u als voorzitter pas op het eind van de vergadering een opmerking gaat maken over de tijd bent u al veel te laat. Een goede voorzitter geeft bij de aankondiging van het agendapunt al aan hoeveel tijd aan het  onderwerp wordt besteed. Als het goed is staat ook al bij het betreffende agendapunt hoeveel tijd er voor het onderwerp gereserveerd is.

Sfeer
Als voorzitter bent u ook gastheer of gastvrouw van de vergadering. We weten allemaal dat we in een goede sfeer beter kunnen vergaderen en betere besluiten nemen. Kies in elk geval een sfeer die past bij de vergadering. Dat kan soms zakelijk zijn, soms wat losser. Bijvoorbeeld door te openen met een mooi citaat, een grapje of te waarschuwen voor een strenge voorzitter die net op cursus is geweest. Als de sfeer tijdens de vergadering grimmig wordt, kan de voorzitter de zaak proberen te kalmeren of anders de vergadering schorsen.

Extra tip: evalueer de vergaderingen eenmaal per jaar!

Helaas hoort u soms alleen in de wandelgangen het commentaar op de vergadering. Evalueer daarom minimaal één keer per jaar de wijze van vergaderen. Vaker evalueren op een constructieve wijze is nog beter. Laat daarbij niet alleen het  voorzitterschap  maar de hele vergadering evalueren. Hierdoor krijgt iedereen de mogelijkheid om zijn eigen bijdrage aan het vergaderproces te verbeteren.